デキるサラリーマンの仕事術!要点をまとめて、早く報告!

サラリーマンの皆さま、日々の業務大変にお疲れ様です。今日は日曜日ですからゆっくりご自宅で休まれている事と思いますが、明日から出勤だと思うとこの時間くらいからが憂鬱な時間と思います。マイペースで仕事ができる環境にある人はいいですが、なかなかそういう人ばかりではありません。何か一つ処理をするにしても上司の承認を得たり、関係各所への根回しが大変です。特に内容を都度説明する時に地味に時間がかかるのが大変ですよね。そこで、今日はちょっとしたコツを紹介させて頂きます。

今日の内容
  時間を決めて行動をする
  よくあるNG行為
  まとめ

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時間を決めて行動をする。

サラリーマンにとって、上司への「報告・連絡・相談」はもう定番中の定番です。これなくしてサラリーマンは語れません。しかしながら、まじめな日本の風土において、上司や先輩の時間を奪ってまで自分の仕事を相談するのは実際つらいところがあります。

顔色を伺いながら、タイミングを図って「今だ!」と上司の席へ行くと、客先からの電話でしばらく上司は話せない状況に・・・。気が付いたら出張に出てしまい、相談できず・・・。上司も気がついてはいるかもしれませんが、自分の事で手一杯となり、後輩の事は後回しに。上司も自分も、そんな事をしていると、他にやれることがあっても中途半端になってしまい、何も手に付かなくなってしまいます。すでにホウレンソウなんてできたもんではありません。

そこで上手な方法があります。

それは
時間を決めること
です。

例えば、相談した内容があったとして、その相談内容がどのくらいで相手に伝わるのかを考えます。

平社員「上司殿!2分良いですか!?」
上司「何?(今それどころじゃないし超忙しいけど)2分ならいいよ。」
平社員「昨日お願いされた資料作成の件ですが、これこれ~の、この様な方向性でよろしいでしょうか(1分程度のプレゼン)」
上司「良好!その方向性で進めて。でも、欲を言うとここはこうしてほしいかも!」
平社員「御意!!」

・・・・っみたいなシナリオでいけば、いい感じですね。
なので、まずは1分で概要を説明できるようにまとめておきます。資料もすぐに見せられるようにコピーをして用意をしておきます。この最初の相談によりたくさんの時間を節約できています。

上司サラリーマンの時間

(内容をまとめて報告しているから、理解が早く指示がすぐ出せた。)

自分の時間

(事前に資料をまとめたことによって説明の時間が短縮できた。結果好印象となり追加の指示ももらえた)

会社全体

(業務が円滑に進み社員の残業時間が減り、結果業績アップにつながりボーナスUP!)

いいことばかりですね!

ちなみにですが、時間を決めて行動をすることは、何事においても生産性を向上させます。サラリーマンの通勤時の歩行時間にしても、今まで10分かかっていた道のりを9分で歩くようにすれば、軽い運動にもなり健康的にも良さそうです。「この資料作りは期限は明日の昼だけど今日の14時までに仕上げて上司に提出すれば修正する時間も稼げそうだな!?」等

ちょっと意識するだけで、生産性が向上してしまいますね!

よくあるNG行為

もちろん以下の様な質問や態度はNGです。

「どうすればよいですか?(自分の考えを言わず、下調べをせずに上司の判断任せ)」
この様に直しましょう! ⇒ 自分で下調べをしっかりと行い、自分の意見を言いながらも上司の判断を尊重しお伺いを立てる。

「すいません。こうなっちゃいました。(結果のみの報告で大問題が発生)」
この様に直しましょう! ⇒ 悪い情報ほどとにかく早く報告と連絡をし、相談をした内容で事を進める。

「とりあえず~(深く検討していないような印象を受ける、信用できなくなる)」
この様に直しましょう! ⇒ 「まず!」と言うだけで聞く側の集中力が高まる。もちろん内容はしっかりとまとめておかないと続かないので、用意はしておくこと。

ちなみに、メールでの相談や報告は必ず電話、もしくは口頭で確認をしておきましょう。上司や関係者が内容を把握していてもメールでの返信は後回しにされてしまう可能性があります。逆にメールでの回答は即答で答えることによって相手からの信頼を得ますので、みたら即解答は実践していきましょう。

「今日は忙しいので明日内容を見ておきます。急ぎなら再度連絡ください」

「メール投げちゃったけど、この人忙しそうだし、まだ時間あるかあら後でもOKだな。もうちょっとこちらで検討しても良さそうだな。明後日にまた連絡してみようかな」

みたいな駆け引きができるわけで、お互いにお互いが配慮できるすばらしい信頼関係です!

まとめ

「サラリーマン」として働くと必ず誰かと仕事をしなくてはなりません。今回は上司の設定が多い話になってしまいましたが、同僚や後輩ともうまくやっていなかなくてはいけません。同僚とは強力な協力体制、後輩とは信頼関係を築き、先輩とは右腕として使ってもらえるように、日々の業務に取り組んでいきたいですね!

サラリーマンは信頼関係が大事です!

昔の人の言う「義理と人情」みたいなやつですかね!?

恥ずかしい話ですが、こないだ私は予算の赤字報告が遅れてしまい、始末書の提出となってしまいました。赤字自体は仕方ありませんでしが、赤字になるまでの過程を怒られました。もう数日早ければ色々と対策が打てたのにと・・・・。皆様はそんなことが無いように祈っております。(笑)

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